A távmunka bevezetése elkerülhetetlen lesz a vállalatok számára – Interjú Vadász Attilával, a JobCTRL vezetőjével

Milyen munkarendbeli változások történtek a JC360-nál a pandémia alatt? Milyen mértékben tudják technikai eszközök befolyásolni a távmunka eredményességét?

Interjú Vadász Attila tech entrepreneurrel, a TcT csoport alapítójával, a JobCTRL Inc. ügyvezető igazgatójával.

MTMSZ: A pandémia idején mit lehetett tapasztalni a piacon a hibrid és távmunka átállások miatt? 

VA: A munkavállalók otthoni hálózatának és infrastruktúrájának hiánya hátráltatta a nagyvállalatokat a pandémia idején, amikor kénytelenek voltak az embereiket haza küldeni. A kisebb irodák számára ez kevésbé jelentett akadályt, míg a nagyvállalati környezetben komoly problémákat okozott. 

Az első lépés a laptopok beszerzése volt, de a kapcsolattartás és számonkérés megoldása is fontos lett. A már meglévő nagyvállalati meeting-kultúra segített a kapcsolattartásban, de sokan tartottak attól, hogy távmunka esetében olyan tényezők, mint a családi kötelezettségek, befolyásolhatják a termelékenységet. 

Ezenfelül az informatikai fejlettség meghatározó volt abban, mennyire könnyen tudtak a cégek átállni a távmunkára. Azok a szervezetek, amelyek informatikai struktúrával támogatott folyamatok szabályozását használta már 2020-ban, könnyebben megoldották ezt a problémát.

Valamint a munkakörök szempontjából a feladatok meghatározása, kiadása és ellenőrzése alapvető fontosságú. Példaként, ha egy biztosítást kell kötnie a kliensnek, akkor valószínűleg a cég workflow rendszert használ, ami által automatikusan kiadják a feladatot a munkatársaknak. Ugyanakkor a programozók számára más megoldásra van szükség a munkafolyamatok átláthatósága szempontjából, ha komplex feladatokat kell megoldaniuk.
A vezetők és a munkavállalók nem találkoznak személyesen a távmunkavégzés során, emiatt különösen fontossá válik egy hatékony vállalatirányítási rendszer használata, amely biztosítja a feladatok átláthatóságát és egyértelmű elosztását. Ezáltal a feladatok kiadása és elvégzése, valamint a határidők követése és dokumentálása garantálja a munkavégzés gördülékenységét és hatékonyságát. 

MTMSZ: A JC360 világszínvonalú megoldást nyújt cégeknek, amely a munkaidő és a munkaerő összehangolt kiosztását segíti. A cég maga hogyan reagált a pandémiára. Milyen új megoldásokra vagy változtatásokra volt szükség?

VA: A pandémia előtt lehetősége volt a kollegáknak otthonról dolgozni, mivel hibrid rendszerben dolgoztunk. A pandémia kezdetén azonban szavazást tartottunk arról, hogy a későbbiekben a hibrid vagy a távmunka megoldást szeretnék jobban a dolgozók. Nálunk a távmunka megoldás nyert. 

Ennek annyi volt a következménye, hogy kisebb irodánk lett, de a munkatársak természetesen be tudnak járni, és valaki ezt többet használja, valaki kevesebbet. Van olyan kolléga, aki például időközben vidékre költözött, vagy ideiglenesen külföldre (digital nomad) de olyan is, aki egyszerűen csak jobban kedveli az otthoni munkavégzést. 

MTMSZ: Mi az, amire nagy szükség van a menedzsment részéről, hogy a hibridmunkát vagy távmunkát eredményesen bevezessék egy szervezetnél?

VA: A nyitottság és rugalmasság létfontosságú a menedzsment szempontjából. Az új eszközök bevezetése lehetővé teszi, hogy a szervezetek hatékonyan kezeljék a távmunkát, valamint lehetővé teszi a munkatársak teljesítményének nyomon követését. A JC360 például remek eszköz lehet a távmunka folyamatok követésére, és a legtöbb esetben pozitív választ kap a munkavállalóktól, hiszen az eszköz alátámasztja a produktivitást. 

MTMSZ: Az irodában is megtalálják a módját arra az emberek, hogy 10 percre vagy hosszabb időre ne dolgozzanak. Például óránként ránéznek a Facebook-ra.

VA: Ha egy vállalat engedélyezi a Facebook vagy más közösségi média platform használatát a munkahelyi számítógépeken, akkor ez vállalati probléma. Az ilyen fajta platformok letiltása nem lenne szabad, hogy a cégkultúrát csorbítsa, mivel ezek nem részük a jó munkahelyi környezetnek. Természetesen mindenkinek szüksége van arra – ha napi 8 vagy több órát dolgozik – hogy valamilyen formában pihenőket tartson, de ezek a pihenők ne legyenek a munkaidőbe számolva, mivel ez a munkakörhöz, a munkafeladatok ellátásához nem kapcsolódik, tehát a teljesítményt az ilyen fajta tevékenység nem befolyásolja.

Ennek okán, ha egy munkavállaló Facebook-ozni szeretne, akkor tegye úgy, hogy azt az időt nem számolja a munkaidőbe. 

A mi cégünknél találtunk arra megoldást, hogyha például egy programozó valamire szeretné használni a számítógépét, ami nem a munkához kötődik, akkor egy eszköz segítségével „kijelentkezett a munkából”, de a számítógépet használhatta. Erre lehetőséget adtunk az irodában is és természetesen otthonról is használható megoldás.

MTMSZ: Ha az ideális munkaterhelésről beszélünk, akkor távmunka esetén hogyan lehet azt meghatározni.

VA: Az ideális munkaterhelés kérdése mindig is meghatározó faktor a szervezetek hatékony működése miatt. A munkavállalóknak kell eldönteniük, hogy mennyi termelést és képzési tevékenységet terveznek adott időszakra, és ez hogyan befolyásolja valójában a termelést – tehát képesek a munkavállalók a rájuk bízott feladatokat ellátni a meghatározott idő alatt, vagy sem. 

Ha visszatérünk a közösségi média használatára, az is nagyon fontos, hogy ezt kezeljük, mivel ezek használata egyre népszerűbbé válik a munkahelyeken. Ebben az esetben két dolog merülhet fel: a munkáltató korlátozza a közösségi média használatokat a céges számítógépeken, vagy a munkavállalót folyamatosan figyelmezteti, hogy ne használja azokat olyan gyakran. Ez irodai környezetben megvalósítható, távmunka esetében nem.

Távmunkások ugyanúgy, mint az irodai dolgozók használni fogják a közösségi médiát munkaidőben, azonban távmunkát illetően a munkavállalóra bízott feladatok elkészítése, befejezése a mérvadó. A távmunka esetében a közösségi média használata is megengedett lehet, de a munkaeredmények döntenek végül. 

A cégünk és a klienseink esetében a JC360 abban segít, hogy a kollégák feladatvégzését nyomon követhessük, valamint áttekintést kapjunk a projektek és feladatok aktuális állapotáról. Ez az eszköz segíti a hatékonyságot, a termelékenységet és az alkalmazottak elkötelezettségét. Ha valamilyen oknál fogva ennek bevezetését egy kolléga félreértelmezi, vagy valamilyen oknál fogva nem kívánja használni és emiatt elhagyja a szervezetet, akkor felvetődik a kérdés: ha ilyen indok miatt távozik, akkor valóban kiváló munkaerőről van szó?

MTMSZ: A jövőre nézve, a hibrid és távmunka bevezetése milyen hatással lesz a vállalatokra? 

VA: Úgy gondolom a távmunka bevezetése elkerülhetetlen lesz a vállalatok számára és fizikai munkahely nem lesz a jövőben. Talán bizonyos szakmák ezt megkövetelik, mint például egy esztergályos esetében, de még ők is valószínűleg távolról fogják irányítani a gépeket. Egyre inkább az online munkavégzés és a távmunka fog elterjedni a modern technológia segítségével.

Általánosságban azonban az látható, hogy sok cég még mindig nem készült fel a távmunka hatékony szervezésére, mivel sok szervezetnek erősen gyökerező kultúrája van arra vonatkozólag, hogy valós időben látható legyen, ki milyen feladatot végez el és mikor. 

A munkahelyek egyik legnagyobb problémája a helyhez kötöttség, aminek megszüntetése alapvetően szükséges ahhoz, hogy modern munkahelyeket teremtsünk. Emellett elengedhetetlen a megfelelő infrastruktúra és informatikai eszközök biztosítása. Ma már a technológiai megoldások lehetővé teszik, hogy a munkavégzés ne korlátozódjon egy adott helyre, hanem rugalmas és mobilis legyen. Az új eszközök bevezetése a munkahelyen mindig kihívást jelenthet a vezetők számára, hiszen fennáll annak a veszélye, hogy a dolgozók félreértelmezik a szándékot és úgy érzik, mintha figyelnék őket. Azonban, ha a bevezetés jól van felépítve és a munkatársakat megfelelően tájékoztatják róla, akkor ezek a félelmek eloszlanak.

Azonban muszáj megemlíteni az emberi természetet is, mivel a távmunka vagy hibridmunka bevezetéséhez a megfelelő ellenőrzési mechanizmusok kialakítása, a produktivitás fenntartása érdekében szükségesek. 

A legfontosabb az, hogy a vezetők nyitottan kommunikáljanak és megértessék a dolgozókkal, hogy az új eszközök bevezetése nem arra irányul, hogy ellenőrizzék vagy megfigyeljék őket, hanem hogy segítsék a hatékonyabb munkavégzést és a jobb eredmények elérését. Ha a munkatársak érzik, hogy ez valóban az érdekükben történik, akkor nem fognak ellenszegülni az új rendszereknek, hanem elfogadják és alkalmazkodnak hozzájuk.

Meghatározó az is, hogy az ilyen változásokat ne félelemmel kezeljük, hanem nyitottan és együttműködéssel, hogy mind a vezetők, mind a munkatársak sikeresen át tudjanak állni az új rendszerekbe és együttműködve érjék el a kitűzött célokat. 

Összességében elmondható, hogy az autonómia és produktivitás-menedzsment döntő szerepet játszik a távmunka és hibrid munka hatékonyságának növelésében. A rugalmas munkavégzés segíthet a munkatársaknak a saját munkájuk és életük jobb egyensúlyának elérésében, miközben a munkáltatóknak lehetőséget ad a hatékonyabb munkavégzés támogatására és a dolgozói elégedettség növelésére.

Az interjút készítette: Ehlers Diána, a Magyar Távmunka Szövetség tagja

Szeretne többet tudni a távoli munkavégzési megoldásokról?

Vadász Attilával a “Mérlegen a hibrid munkavégzés – Trendek és vállalati jó gyakorlatok” Szakmai Konferencián találkozhatnak a résztvevők a “Közel és Távol: Egyensúly és eredményesség a hibrid csapatokban – Megvalósítható?” pódiumbeszélgetésen, ahol a témával tovább foglalkozunk.

Ott a helyem!