Transzparens kommunikáció, adatok elemzése és a visszajelzések integrálása – Interjú Belley Évával, a Deutsche Telekom IT Solutions Hungary VP HR igazgatójával

„Távmunka jó gyakorlatok” interjúsorozatunkban a távmunka legjobb gyakorlatait tárjuk fel, amelynek során vállalatvezetők betekintést nyújtanak a sikeres munkaszervezési stratégiákba és innovatív megoldásokba. Olyan vezetőkkel és szakemberekkel beszélgetünk, akik sikeresen alkalmaznak távmunka, home office vagy hibrid rendszereket, inspirálva másokat a hatékony és rugalmas megvalósításokra.

2023. január 1-jétől Belley Éva tölti be a Deutsche Telekom IT Solutions Hungary Vice President-HR pozícióját. Évával beszélgettünk a pandémia utáni időszak munkahelyi és munkakörülmények változásairól, valamint arról, hogyan lehet hatékonyan átállni a folyamatos távmunkáról a hibrid munkarendre, milyen szempontokat kell figyelembe venni és milyen változtatásokat szükséges végrehajtani.

MTMSZ: Hogyan lehet egy szervezetnél biztosítani, hogy minden munkavállaló számára megfelelő keretek és irányelvek álljanak rendelkezésre a hibrid munkavégzés során?

B.E.: A hibrid munkavégzés kapcsán véleményem szerint az egyik legfontosabb, hogy a munkavállalók személyisége, munkastílusa és igényei is eltérőek. A home office-t sem mindenki kedveli és nem mindenkinek ideális. Az irodában töltött idő és az otthoni munkavégzés egyénenkénti aránya is teljesen változó lehet.

Az a tapasztalatom, hogy az otthoni munkavégzés lehetősége önmagában nem támogatja a munka-magánélet egyensúlyát. Kell hozzá az a munkavállalói tudatosság is, aminek segítségével külön tudjuk választani az otthon eltöltött szabadidőt az otthon eltöltött munkaidőtől. Ha ebben sikeresek vagyunk, akkor a hibrid munkavégzés lehetősége valóban hozzá tud segíteni minket a harmonikusabb hétköznapokhoz.

Emellett fontos hogy megmaradjanak a személyes interakciók és találkozások is, hiszen ezek kapcsolatépítő ereje nehezen helyettesíthető, ami a hatékony együttműködés alapja. Fontos aspektusa ez a személyes karrierút építésének és a vizibilitás biztosításának is. 

A rugalmas munkaszervezéssel járó szabadságot, a hibrid munkavégzés lehetőségét nagyon fontosnak tartom és talán nem túlzás azt mondani, hogy a munkavállalókat egy kiegyensúlyozottabb, ezáltal egy teljesebb élethez is hozzásegítheti. Fontos hangsúlyozni azonban, hogy ez a szabadság felelősséggel is jár, tudatosság és a megfelelő keretek nélkül akár kontraproduktív is lehet.

Nálunk a pandémia előtt már a munkavállalók 20 százaléka élt a home office lehetőségével. A távmunkára való átállás során leginkább az jelentett kihívást, hogy mindenkinek kötelezően otthon kellett maradnia. Nehézséget okozott az ergonomikus irodabútorok, légkondicionálás hiánya vagy az esetlegesen megnövekedett rezsiköltség. Azonban idővel alkalmazkodtunk az új munkarendhez, és a kollégáink mentálisan és fizikailag is hozzászoktak ehhez. A covid időszak után a hibrid munkavégzés lett az ’új normális’.

Tavaly ősszel hoztunk egy intézkedést, amely során bevezettük talán a legrugalmasabb formáját a hibrid munkavégzésnek: mindenkinek átlagban heti egyszer kell bejönnie az irodába. A vezetőket azonban arra kértük, hogy több alkalommal is jelenjenek meg, hogy személyes elérhetőségük biztosított legyen a munkavállalók számára. 

Míg a távmunkára való átállás során kaptunk olyan visszajelzéseket, amelyek azt mutatták, hogy ez nehézséget okoz néhány embernek, a hibrid munkarend bevezetésekor ismét kihívásokkal  szembesültünk. Az előbbi esetben a például a munkakörülmények nem voltak megfelelőek, az utóbbinál pedig más típusú akár ellentétes problémák merültek fel, például a bejárás maga ill. annak költségei, munka-élet egyensúly, család menedzselése. 

Az átállás zökkenőmentes megvalósítása érdekében nemcsak az irodai környezet átalakítása, a belső folyamatok, szabályzatok, informatikai támogató eszközök frissítése volt fontos, hanem a transzparens kommunikáció, a felmérések alapos elemzése és a visszajelzések integrálása is a hibrid munkarendbe.

MTMSZ: Milyen támogatást kaptak a vezetők annak érdekében, hogy a hibrid átállás után hatékonyan végezhessék munkájukat és támogathassák a csoporttagokat?

B.E.: Számunkra kiemelt prioritású volt,hogy a hibrid átállás a lehető zökkenőmentesebb legyen és ebben a vezetőinknek kulcsszerepe volt.

A vezetők lehetőséget kaptak arra, hogy leadership fórumokon és workshopokon tanuljanak az új munkarendről, és megosszák kételyeiket vagy tapasztalataikat. A korábban említett felmérések segítettek jobban megérteni a munkavállalók esetleges aggodalmait és problémáit az új munkarenddel kapcsolatban. Ezek az eredmények lehetővé tették számunkra, hogy a vezetői tréningeket és felkészítő programokat megfelelően testre szabjuk. Így beszéltünk arról is, hogyan kezelhetik hatékonyan a visszahívás időszakát, vagy milyen formában reagáljanak a munkavállalók kétségeire. 

Nagy hangsúlyt fektettünk a feszültségi pontok kezelésére. Például megoldást kerestünk arra, hogy lévén nálunk nincsenek fix munkaállomások –  a csoporttagok egymáshoz hogyan tudnak közel elhelyezkedni. A támogató informatikai eszközök megújítása és bevezetése (munkaállomás-foglalás, parkoló-foglalás) kiemelt téma, emellett kidolgoztuk az irodai és a távmunka etikettet is, hogy mindenki a környezethez megfelelően végezhesse munkáját.

És valószínűleg a legfontosabb, hogy a vezetők a kereteken belül felhatalmazást is kaptak a csapatuknak, a saját működésüknek legjobban megfelelő formában történő implemetáláshoz. 

MTMSZ: Az összetartó szervezeti kultúra fenntartása kihívást jelenthet, ha az alkalmazottak fizikailag nincsenek együtt. Az erős csapatszellem és vállalati kultúra kialakítása és fenntartása erőfeszítést és innovatív megközelítést igényel. Mi igényli a legnagyobb figyelmet, hogy ez a kohézió hibrid együttműködés során is fennmaradjon?

B.E.: A transzparens kommunikáció kulcsfontosságú volt számunkra. Nem csupán információátadásra törekedtünk, hanem arra is, hogy lehetőséget biztosítsunk a feszültségek és problémák megosztására. Fontos volt az érzékenyítés is, hogy például a novemberi ’vissza az irodába’ intézkedésnél a vezetők megértsék, miért szükséges bejárni. Cégünk több, mint 5500 főből áll, ebből körülbelül 200 vezető, közöttük vannak tapasztaltabb és kevésbé tapasztalt vezetők is, akik különböző mértékben tudták kezelni az átállást.

Rendszeresen végeztünk felméréseket, hogy lássuk, hogyan érzik magukat munkatársaink, akár távmunkában, akár az irodába való visszatérés során. Ezek az eredmények segítettek a keretek kidolgozásában – legyen szó hangerőről, a desk lunch-ról, vagy hogy miért fontos előre helyet foglalni az irodában vagy éppen egy hibrid megbeszélés során alapvető, hogy a kamerát bekapcsoljuk. Gondosan ügyeltünk arra, hogy iránymutatásokat adjunk az embereknek.

MTMSZ: Hogyan lehet a munkavállalókat tudatosabbá tenni a hibrid munkavégzés előnyeivel és kihívásaival kapcsolatban, valamint felelősségteljesebbé a rugalmas munkavégzés során?

B.E.: Ismételni tudom magam, alapvető a nyílt és nyitott kommunikáció és vezetői példamutatás. Mindemellett, ahogy az interjú előzetesében is kifejtettem, nem mindenkinek egyformán és egyforma mértékben való az otthoni munkavégzés.

A kollégáknak ismerni kell a saját képességeiket, mérlegelni a lehetőségeket ill. ha gond van a vezetőikhez kell fordulniuk. A vezetőknek pedig felkészültnek kell lenni nemcsak a hibrid munkavégzés gyakorlati kérdései hanem rendszeres visszajelzések, az esetleges teljesítményproblémák tekintetében is. Speciális tréningjeink, a témával kapcsolatos workshopok vagy akár konferenciák is segíthetik ezt.  

Ennek kapcsán egyébként egy érdekes kérdést kezdtünk körbejárni nemrég a toborzási vezetővel – hogy hogyan tudjuk mérni az otthoni munkavégzésre való alkalmasságot pontosan a tudatosság, a teljesítmény, a felelősségvállalás tekintetében.

MTMSZ: Talent pool: A hibrid munkamodellek lehetővé teszik, hogy a vállalatok szélesebb földrajzi területekről is felvegyenek munkatársakat, nemcsak az ingázási távolságon belülről merítsenek. Ezáltal sokszínűbb és képzettebb munkaerőhöz is hozzáférhetnek. Tapasztalnak-e ebben változást?

B.E.: Az otthoni mukavégzés térnyerésének természetes velejárója volt a földrajzi limitációk lecsökkenése. Úgyhogy igen van változás, sok kollégánk nem a 4 telephelyünk közvetlen közelében él. Ez is sarkalatos kérdés volt amikor a minimális, de kötelező irodai átlag 1 nap mellett döntöttünk. 

MTMSZ: A november 13.-i “Mérlegen a hibrid munkavégzés – Trendek és vállalati jó gyakorlatok” Szakmai Konferencián a résztvevők találkozhatnak veled a “Munkahelyek újradefiniálva: Hibrid Modellek és Vállalati Stratégiák Hogyan transzformálja a hibrid munka a vállalati innovációt és kultúrát?” kerekasztal beszélgetésen. Megállapíthatjuk, az innovatív megoldások a munkaszervezés területén is rendkívüli ütemben alakultak és fejlődtek az elmúlt években. A ‘workation’, azaz a munka és nyaralás ötvözése egyre népszerűbb a modern munkavállalók körében. Hogyan viszonyul a Deutsche Telekom IT Solutions ehhez a trendhez? 

B.E.: Tavaly novemberben nálunk is bevezettük pilot jelleggel a workation lehetőséget. Részletesen, külső szakértő bevonásával kidolgoztunk egy keretrendszert és folyamatot, maximálisan figyelembe véve a törvényi szabályozásokat és kiemelt figyelmet fordítottunk a lehetséges kockázatok kiküszöbölésére. Egyre népszerűbb a kollégák között ez a lehetőség értelemszerűen  a nyári időszakban kiugróan magas a workation-re jelentkezők száma. A pilot jól sikerült, a hathónapos próbaidőszak után a workation ’go line’ szakaszba lépett.   

Az interjút készítette: Ehlers Diána, a Magyar Távmunka Szövetség tagja

Belley Éva a “Mérlegen a hibrid munkavégzés – Trendek és vállalati jó gyakorlatok” Szakmai Konferencián a “Munkahelyek újradefiniálva: Hibrid Modellek és Vállalati Stratégiák – Hogyan transzformálja a hibrid munka a vállalati innovációt és kultúrát?” kerekasztal beszélgetésen vesz részt, ahol nagyvállalati jó gyakorlatokat ismerhetünk meg.

Érdekel!