Az irodai jelenlétbe a személyes kapcsolatok és az együttműködés támogatását helyeztük fókuszba – Interjú Bánfai Gabriellával, az E.ON Központi és csoportszintű támogatási osztály vezetőjével

Milyen munkarendbeli változások történtek az E.ON-nál a pandémia alatt? Hogyan vezették be a hibrid munkát és hogyan reagáltak erre a munkatársak? Milyen új együttműködést segítő eszközöket használnak?

Interjú Bánfai Gabriellával az E.ON Ügyfélszolgálati Kft. Központi és csoportszintű támogatási osztály vezetőjével.

MTMSZ: Hol tart jelenleg az E.ON a hibrid munka bevezetésével kapcsolatban?

B.G.: A pandémia miatt történt hirtelen leállás nehézséget okozott, de gyorsan reagáltunk. Én speciális helyzetben vagyok, egy olyan területet vezetek az E.ON szervezetén belül, ahol a munkatársak regionálisan elkülönülten, leginkább Debrecenben, Pécsen, Budapesten és Győrben dolgoznak. 

Az E.ON a pandémia előtt már biztosított néhány napot távmunkára, viszont az is meg volt adva, hogy milyen munkakörökben és milyen indokokkal van erre lehetőség. A pandémia változtatott ezen, át kellett térni teljes egészében a távmunkára. Akkor még szigorú szabályozás jellemezte, azonban ezek most már folyamatosan lazultak. Ma már hibrid munkarendben dolgozunk, aminek keretében körülbelül a munkaidő felében van lehetőség  bárhonnan munkát végezni. Ezt figyelembe vesszük az irodai férőhelyek tervezésénél is és ma már hozzávetőleg 60 %-os létszámra tervezzük az irodai  férőhelyek számát. 

Az irodai jelenlétbe a személyes kapcsolatok és az együttműködés támogatását helyeztük fókuszba. A terek is úgy lettek kialakítva, hogy a közös munkát támogassák. 

MTMSZ: A hibrid munkarenddel kapcsolatos szabályozások belső felmérések, vagy trendek alapján lazultak?

B.G.: A szabályok változtatásánál alapvetően a belső visszajelzéseket vettük alapul. Az E.ON-nál folyamatosan gyűjtjük és értékeljük a munkatársak visszajelzéseit, hiszen cégkultúránkban kiemelkedően fontosnak tartjuk, hogy munkatársainkat értékként kezeljük. A munkatársak véleményének kikérésével nemcsak a cég működését tudjuk hatékonyabbá tenni, de az is fontos, hogy ezekre a visszajelzésekre valóban reagáljunk és intézkedéseket tegyünk azok alapján. 

A hibrid és távmunkával kapcsolatosan ma is van olyan nézet, miszerint otthonról dolgozva kevésbé produktívak a munkatársak. Ezért fontos, hogy vezetők és munkavállalók egyaránt nyitottak legyenek az új megközelítésekre.

Különböző eszközöket vezettünk be, ezek közül például a JobCTRL lehetőséget teremt arra, hogy pontosan nyomon követhessük a munkatársaink által végzett feladatok teljesítését, hogy megfelelő szinten mérjük és értékeljük a munkavégzést, így hatékonyabban tudjuk irányítani és támogatni a csapatunkat a célkitűzéseink elérésében.

Ezen kívül a JobCTRL abban is segít nekünk, hogy mérni tudjuk ha egy munkafolyamathoz több, vagy kevesebb munkatársra van szükség. Az én csapatomban a feladatok nem mérhetők pontosan, a kollegáim nem darabra megszámolható munkát végeznek, azonban a feladatellátás méréséhez szükségünk volt olyan eszközre, ami a folyamatot ábrázolja és láthatóvá teszi. 

MTMSZ: Volt látványos teljesítménybeli változás a munkatársaknál a hibrid átállás után? 

B.G.: Ezzel kapcsolatban nem lehet általánosítani.

Vannak olyan típusú munkatársak, akik több figyelmet igényelnek, vagy akik nagyon jól tudnak önállóan dolgozni és megfelelően osztják be a munkaidejüket.

A belső szabályzatunkban úgy definiáltuk, hogy a hibrid munka lehetősége adható, de nem jár alapvetően mindenkinek. Ezt a vezetők dönthetik el, hogy teljesítmény alapján valakinél esetleg korlátozzák, vagy megvonhatják a hibrid napokat. 

A teljesítményre visszatérve, én nem láttam visszaesést. Apránként beleszokott mindenki az új helyzetbe. A pandémiát követően amikor vissza kellett térni az irodákba, akkor volt egyfajta tiltakozás a munkatársak részéről, most azonban azt is látni már néhány év tapasztalata után, hogy vannak kollégák akik nem szeretnek otthonról dolgozni. A különböző élethelyzetek, – például valaki egyedülálló, kisgyermek van a családban, vagy a munkatárs még a szülői házban él,  – mind-mind befolyásolhatják, hogy ki hol szereti jobban végezni a munkáját. De nálunk most már kialakult egy egyensúly, és kialakult egy rendszer, amiben látjuk, hogy mely napokon használják többen vagy kevesebben az irodát. A hétfő és a péntek általában csendesebb, keddtől csütörtökig pedig többen szeretnének az irodában lenni.

MTMSZ: A JobCTRL bevezetéséről szó volt korábban. Van esetleg más eszköz vagy megoldás, ami a pandémia után került bevezetésre?

B.G.: A JobCTRL mellett más mérő rendszereket is használunk, például a call centerekben a hívásszámot, vagy a hívások hosszát mérjük. A nehézséget inkább a távolról történő vezetés jelenti, amikor a vezető és a munkatárs nem ugyanazon a napon van bent az irodában, akkor hogyan tudják megoldani az együttműködést. Ahhoz, hogy ezek egyszerűbbek legyenek, bevezettünk új megoldásokat – pl.: O365, Miro, Jira, Teams – amelyek a távoli munkavégzést támogatják és így egyszerre tudunk közösen dolgozni ugyanazon a feladaton. Emellett az elmúlt három-négy évben az asztali számítógépeket lecseréltük laptopokra. A share-desk bevezetésével pedig a munkatársak előre jelzik, hogy mikor mennek az irodába és mindenki számára látható az irodák kihasználtsága. 

MTMSZ: Menedzselés szempontjából a hibrid és távmunka bevezetése új technikák alkalmazásával jár. Volt vagy van arra lehetősége a vezetőknek, hogy ezzel kapcsolatban képezzék magukat? Ha igen, mik voltak a visszajelzések a vezetőktől a változással kapcsolatban?

B.G.: Vannak olyan vezetők, akik akkor érzik magukat magabiztosabbnak, ha a munkatársak fizikailag a közelükben vannak, holott ez nem biztosíték arra, hogy a munkájukat jobban vagy gyorsabban végzik. 

Engem a változás mindig inspirál. Nekem személy szerint a hibrid megoldás a szabadságot jelenti, de nem vagyunk egyformák. A kultúraváltást mindannyian másképp éljük meg. Ha az irodában töltök időt, akkor azt azért teszem, hogy érezzem a kollégák hangulatát, problémáikat. Ma már nincsenek családi fényképek az irodai asztalokon. Az irodai jelenlét átalakult és ezt a változást mindannyiunknak meg kell szokni. 

Cégen belül volt több kötelező és ajánlott tréning, emellett tudásmegosztás, amik segítettek abban, hogy a hibrid munka során milyen eszközhasználat teszi lehetővé a sikeres együttműködést a különböző csoportokkal. Ezekből mind nagyon sokat tanultunk és tanulunk a mai napig.

Úgy vélem, nem feltételezhetjük azt, hogy a kollégák rosszabbul teljesítenek, ha nem a szomszéd szobából végzik a munkájukat.

Ha valaki tisztességesen végzi a munkáját, akkor az mindegy, hogy az irodából vagy kétszáz kilométeres távolságból teszi. A bizalmon van a hangsúly.

Az interjút készítette: Ehlers Diána, a Magyar Távmunka Szövetség tagja

Milyen eszközök és platformok támogatják a távoli és iroda munka hatékony összehangolását?

Bánfai Gabriellával találkozhatnak a “Mérlegen a hibrid munkavégzés – Trendek és vállalati jó gyakorlatok” Szakmai Konferencián, a Közel és Távol: Egyensúly és eredményesség a hibrid csapatokban – Megvalósítható? pódium beszélgetés egyik résztvevőjeként, ahol további gyakorlati tapasztalatokat osztanak meg a rugalmas munkaszervezésben jártas, tapasztalt vezetők.

Érdekelnek további valós példák!