A távmunka és hibrid munkavégzés tükörként szolgál, hogy megmutassa mennyire működőképes is egy szervezet – Interjú Kápolnás Vera OFFICE@HOME program alapítójával
„Távmunka jó gyakorlatok” interjúsorozatunkban a távmunka legjobb gyakorlatait tárjuk fel, amelynek során vállalatvezetők betekintést nyújtanak a sikeres munkaszervezési stratégiákba és innovatív megoldásokba. Olyan vezetőkkel és szakemberekkel beszélgetünk, akik sikeresen alkalmaznak távmunka, home office vagy hibrid rendszereket, inspirálva másokat a hatékony és rugalmas megvalósításokra.
Interjú Kápolnás Verával, az OFFICE@HOME program alapítójával, szervezetfejlesztő, tréner, tanácsadóval. Az elmúlt tíz év során számos szervezettel dolgozott együtt, amelyek rugalmas foglalkoztatási formát választottak. Verával többek között a munkarend során felmerülő szervezeti felelősségről, a távmunka hatékonyságának eszközeiről és a tudatosabb irodahasználat fontosságáról beszélgettünk.
MTMSZ: A pandémia előtt is dolgoztál többféle közép- és nagyvállalattal a rugalmas munkarend bevezetése okán. Véleményed szerint, mik azok a szempontok, amelyeket a szervezeteknek mindenféleképpen meg kell vitatni, mielőtt hibrid vagy távmunka rendet vezetnek be?
K. V.: Már a pandémia előtt is tapasztaltam, hogy az egyik legfontosabb szempont, a vezetői készségek felmérése és fejlesztése a rugalmas működésre való átállás során. Erre azért van szükség, mivel az eredményes hibrid munkavégzés működtetéséhez újfajta, teljesítmény- és folyamatközpontú gondolkodásra van szükség a munkatársak közötti hatékony együttműködés kialakításához.
Transzparencia, mérőszámok és folyamatközpontúság nélkül a szervezetek nehezen tudják hatékonyan kezelni az új munkarend bevezetését.
A projektalapú működés gyakran okoz további nehézséget, ha a home office napokat jóváhagyó közvetlen vezető nem tartja szem előtt a projektekkel kapcsolatos működési elvárásokat.
A távmunka hatékony kezeléséhez szükségesek a projektmenedzsment eszközök, a közvetlen vezetők és projektvezetők szerepének megértetése, valamint a munkatársak képzése a helyes munkamódszerek használatára. A vezetőknek folyamatosan nyomon kell követniük a szervezet erőforrásigényét és a csapatuk feladatait.
MTMSZ: Amikor a hibrid vagy távmunka modelljéről van szó, gyakori az aggodalom a lehetséges teljesítmény romlása miatt. Hogyan tudják ezt a szervezetek megelőzni?
K. V.: A hibrid munkahelyi modell eredményessége a szervezet teljesítményében mérhető, a hatékonyságot és a teljesítményt nem szabad összekeverni.
A hibrid munkahelyi modell a rugalmasságról szól, aminek fontos eleme a munkatársak felhatalmazása azzal kapcsolatban, hogy el tudják dönteni, mely feladatokat tudják hatékonyabban végezni otthonról, és mik azok, amelyek esetében jobb eredményre vezet a személyes jelenlét.
Emellett érdemes központilag vezetői iránymutatással kijelölni azokat a feladatokat, amelyekhez szükséges a személyes jelenlét. Ilyenek lehetnék a brainstorming típusú megbeszélések vagy a közös döntéshozatali helyzetek, illetve a csapatépítést célzó események.
A dolgozók felelőssége mellett kiemelt jelentősége van annak, hogy a szervezetek megtalálják és integrálják azokat a lehetőségeket, amelyek növelik a szervezeti hatékonyságot.
MTMSZ: A hatékony együttműködés fenntartása vagy fejlesztése gyakran felmerül a hibrid vagy távmunka átállás során. Milyen faktorok segítik ezt az átállást?
K. V.: A hatékony együttműködéshez mindenféleképpen szükség van olyan platformokra, amelyek segítenek közös célokat meghatározni, és megfelelő eszközt jelentenek a munkatársaknak a feladataik nyomon követésére, illetve a vezetők számára a transzparencia erősítésére.
A kommunikációs pontokat és a szükséges dokumentációt is fontos megteremteni a hibrid munkahelyi modellben, hiszen ezek segítségével az otthonról elvégzett feladatok ugyanolyan tempóban láthatóak el, mint az irodában. A dokumentációs háttér (aszinkron kommunikációs csatorna) elengedhetetlen a hibrid munkahelyi modellben, különben lelassulnak a folyamatok. Ugyanakkor szükség van szinkron kommunikációs pontokra is (online vagy személyes megbeszélések), hogy tovább lendítsük a folyamatokat.
MTMSZ: A szervezetek hangsúlyozzák, hogy az irodahasználat szerepe megváltozik a hibrid munkarend bevezetésekor. Ennek érdekében azonban minden szinten szükséges egy szemléletbeli változás a szervezeten belül. Azt tudjuk, hogy az irodában található tárgyalók vagy megbeszélésre alkalmas helyek, nem elegendőek az együttműködés ösztönzésére. Mi szükséges ahhoz, hogy ez a folyamat elinduljon és a gyakorlat részévé váljon?
K. V.: A szervezet kultúrájának nagy szerepe van abban, hogy a döntéshozatal, vagy az ötletek megvitatása gyakorlattá váljon az irodai napokon. A tudatosabb irodahasználaton van a hangsúly, ami által a csapat tagjai egy helyen vannak az irodában, nem pedig külön-külön töltik a napot, gyakran mindannyian más online megbeszéléseken. Projekt alapú működés esetén érdemes az irodai napokon a projekt csapat tagjai számára biztosítani a közös fizikai teret. Ha a szervezet ezt szem előtt tartja a hibrid munkarend bevezetése során az irodák átalakításával, az nagyban segíti a rugalmas működést.
Az iroda szerepe a csapatkohézió és a fiatal kollégák integrálása szempontjából is nagy jelentőségű, érdemes új belépő esetén gondosan megtervezni a személyes irodai napokat a közvetlen kollégákkal, és azokkal, akikkel az új dolgozónak szorosan együtt kell működnie a munkája során.
MTMSZ: Beszéltél a hibrid vagy távmunka modell megvalósítása során felmerülő potenciális teljesítményproblémák megelőzéséről és az iroda szerepéről a csapatkohézió szempontjából. Mit javasolsz a szervezeteknek, hogy mire érdemes figyelni a hibrid vagy távmunka rendre való áttérés során?
K. V.: A szerepek tisztázása és a szervezeti kultúra fejlesztése is fontos, hogy bizonyos standardok szerint dolgozzanak amellett, hogy a rugalmas munkavégzéshez kapcsolódó szabályok és elvárások egyértelműen kommunikálásra kerülnek. Kiemelt jelentőségű, hogy a szervezetben mindenki – a felsővezetőktől a munkatársakig – értse az új működés kereteit és az ezzel kapcsolatos személyes felelősséget.
A hibrid és a távmunka egyaránt tükörként szolgál arra, hogy megmutassa, mennyire működőképes egy szervezet.
Sokan csak a tüneteket próbálják kezelni, amikor esetlegesen nehézségekkel szembesülnek, nem pedig a hibrid munkahelyi modell miatt felszínre kerülő problémákat. Holott ez nagy lehetőséget jelent a cégek számára, hogy rendszerszinten kezdjenek el foglalkozni a meglévő kihívásokkal és szembenézzenek a nehézségekkel. A hibrid modell önmagában nem old meg semmit, nem teszi jobbá vagy rosszabbá a teljesítményt. Az otthon vagy irodában töltött napok szabályozása nem elegendő az eredményes együttműködéshez, ennél többre van szükség. Ez pedig a rendszerszintű változtatás, amely lehetővé teszi, hogy hatékony együttműködést építsenek ki.
Az interjút készítette: Ehlers Diána, a Magyar Távmunka Szövetség tagja
Hogyan leszünk eredményesek távolról?
Kápolnás Vera a “Mérlegen a hibrid munkavégzés – Trendek és vállalati jó gyakorlatok” Szakmai Konferencián a “Közel és Távol: Egyensúly és eredményesség a hibrid csapatokban – Megvalósítható?” pódium beszélgetést vezeti, ahol a rugalmas és produktív hibrid csapatok menedzselésének fortélyait ismerhetjük meg 3 vállalati vezető jó gyakorlatán keresztül.
Previous Post
Next Post