Munka a teraszról

Bár Magyarországon is emelkedik a távmunkahelyek száma, egyelőre jelentős lemaradásban vagyunk a fejlett országokhoz képest. Pedig előny bőven akadna ebből a most még atipikus munkavállalási módszerből, és vannak is sikeres hazai bevezetések, mint ahogy az összeállításunkban megszólalók – köztük a Magyar Posta és a Sanoma Media Budapest informatikai igazgatói – saját példájukon is rávilágítanak erre.

„Cégünk a válság következtében számtalan munkavállalótól megvált; egy idő után azonban olyan kevesen maradtunk, hogy a leépítések tovább nem voltak folytathatók, ezért más téren kellett takarékoskodásba kezdeni” – mesélte vegyes érzelmekkel lapunknak az egyik neve elhallgatását kérő hazai munkavállaló. „A vállalat ügyvezetője, hogy az irodabérlet díján spóroljon, az igénybe vett terület felére csökkentéséről döntött. Emiatt ugyan javultak a vállalat pénzügyi mutatói, viszont szinte lehetetlenné vált a benti munka a megnövekedett zajszint következtében. Szerencsére azonban felkínálták, hogy távmunkában is dolgozhatunk” – magyarázta informátorunk, hogyan is jutottak el ennél a középvállalatnál a korábbi állapottól a távmunkáig. Ha eltekintünk attól, hogy számtalan, munkáját jól végző dolgozótól is meg kellett válni, a rövid történet tanulsága talán az is lehetne, hogy még a recessziónak is van pozitív hatása: a távmunka terjedése.

Mindenesetre a Központi Statisztikai Hivatal (KSH) tavasszal nyilvánossá tett összefoglalója is utal erre, amikor úgy fogalmaz, hogy a gazdasági válság hatására nőtt az úgynevezett atipikus, vagyis nem szokványos foglalkoztatási formák – részmunkaidő, határozott idejű szerződés, távmunka – szerepe Magyarországon. Ugyan az erről szóló hírek a részmunkaidős és határozott idejű foglalkoztatás alakulására koncentráltak, végül közvetlenül is bekértünk adatokat a KSH-tól, ahol elmondták, hogy a 2011. I. negyedévi, lakossági munkaerő-felmérés gazdasági aktivitási kérdőívén szereplő adataik alapján a 15-74 év közötti foglalkoztatottak közül rendszeresen 40,5 ezren (férfiak 23,3 ezren, nők 17,3 ezren), míg alkalmanként 53,6 ezren (férfiak 33,5 ezren, nők 20,1 ezren) végeztek legalább egyszer a felmérést megelőző négy hétben távmunkát, míg a  foglalkoztatottak döntő többségének (3 millió 638 ezer 500 főnek) erre nem volt lehetősége. A távmunka hazai elterjesztését célul kitűző, nemrégiben megújult vezetőségű Magyar Távmunka Szövetség (MTMSZ) elnöke, dr. Forgács Tamás lapunknak elmondta, tagjaik korábban sikertelenül próbálkoztak adatot kérni a KSH-tól. Szerinte mindenesetre a mérés nem egyszerű, mert nagyon sok cégnél van ugyan lehetőség arra, hogy hetente akár több napot is otthonról dolgozzon a munkavállaló, de ha rákérdezünk, kevesen válaszolnak igennel, mert nem módosították a munkaszerződéseket távmunkássá. Illetve kérdéses, hogy a külsős, akár egyéni vagy társas vállalkozóként bedolgozó kollégákat vagy azokat a munkavállalókat, akik csak havonta néhány alkalommal távmunkáznak, ki és hol veszi figyelembe. Forgács találkozott már 2-4 százalékos eredménnyel és 18-20 százalékos aránnyal is.

„Látható, hogy nagyon nagy a szórás, és a legjobb esetben is csak a cégek 20-25 százalékáról beszélhetünk.” Mindenesetre kijelenthető, hogy Magyarország egyelőre gyerekcipőben jár e témát illetően, pedig távmunkássá alakítható pozíció lenne a könyvelőé, a fejlesztőé, a tesztelőé, a piackutatóé, a marketingesé, a telefonos ügyfélszolgálatosé, az adatrögzítőé, az újságíróé stb. E munkavállalók akár 80-90 százaléka is dolgozhatna távmunkában, ami csökkentené a mobilitási problémákat (vidékiek is jobban „labdába rúghatnának”), illetve mérsékelhetné a közlekedésből adódó szén-monoxid-kibocsátást, a dugókat, az utazásra fordított időt, és akkor még nem beszéltünk a munkavégzés hatékonyságának növeléséről, vagy arról, hogy munkához juthatnának a mozgássérültek és a gyermekükkel otthon lévő anyukák is. Eközben a munkáltatók költséget takaríthatnának meg, például az irodaterület csökkentésével. Ám valamiért a cégek mégsem készültek még fel az átállásra, és a munkavállalók sem igazán erőltetik, attól félve, hogy távmunkásként kimaradnak a béremelésből, vagy egy leépítéskor előbb veszítik el munkájukat, mint akik a „tűz közelében” maradtak.

Ugyan időnként felbukkannak távmunkapályázatok, amelyekkel a szükséges eszközök beszerzését ösztönzi az állam, ám ezek sikere vitatható, mert sokszor olyan cégek veszik igénybe, amelyek amúgy is távmunkára váltanának. Beszédes az is, hogy a Digitális Magyarország stratégiai anyagban, amit 2010 december végére készített el az NFM Nyitrai Zsolt államtitkár vezette infokommunikációs államtitkársága, célkitűzésként szerepel a távmunka meghonosítása, az általunk megkérdezettek szerint azonban egyelőre kevés konkrétum történt az ügyben. Nem különösebben ösztönzi a távmunkára való átállást a jogalkotó azzal sem, hogy semmivel sem kedvezőbb a távmunka adózása.(Kivéve persze a megváltozott munkaképességűek alkalmazása esetén, de ez nem a távmunkából adódik).

Az MTMSZ természetesen azt szeretné, ha ez megváltozna, vagyis valamiféle adókedvezménnyel ösztönözné az állam a távmunkát, ám a szervezet véleményét egyelőre kevéssé veszik figyelembe. Forgács szerint mivel a mérési nehézségek miatt nehezen kimutatható a távmunkások száma, a rájuk háruló figyelem is méltánytalanul kicsi. „Megfigyelhető, hogy amikor foglalkoztatáspolitikával kapcsolatos közlemények, publikációk jelennek meg, általában már szerepeltetik a távmunka szót, azonban többnyire csak zárójelben vagy kevésbé hangsúlyosan. A távmunkások érdekeit, céljait, lehetőségeit szolgáló valódi intézkedések nem születtek ez ideig” – nyilatkozta lapunknak a Magyar Távmunka Szövetség első embere.

No de térjünk vissza egy pillanatra a cikkünk elején említett dolgozóra, aki a recesszió következtében lett távmunkás. Lapunknak azt mondta, hogy számára ugyan hiányoznak a munkahelyi informális kapcsolatok, és úgy érzi, lenne mit javítani a vállalat belső kommunikációján, az információk hatékony áramlásán és a döntési mechanizmusokon, végeredményben mégis örül, hogy így legalább el tudja látni koncentrációt igénylő feladatát, amire a benti körülmények miatt egyre kevésbé lenne képes. Szavai alapján tehát összességében a kényszer, illetve a költségcsökkentés igénye szülte ezt a váltást. Szerencsére azonban a homeworking szolgáltatást nem minden cégnél a fenti megfontolás okán vezették be. Két nagyvállalat, a Sanoma Media Budapest Zrt., valamint a Magyar Posta Zrt. IT-vezetőivel folytattunk hosszabb beszélgetést a témában, és mindkettejüktől azt hallottuk, hogy a távmunkára való átállást mindenképp úgy érdemes megtenni, hogy az opcionális legyen, lehetőség szerint nem kényszer szülte. Mindkét helyen ennek megfelelően jártak el, és elsődleges céljuk sem a költségcsökkentés volt. Lássuk először a sanomás bevezetés tanulságait!

A homeworking tanulságai a Sanománál

A vállalatnál több mint 5 éve kezdték meg a homeworking bevezetését. Tovább akartak lépni a 0. fázisról, hogy az e-maileket bárhol és bármikor el lehessen érni. „A cél egy rugalmasabb munkavégzési környezet kialakítása volt, vagyis hogy az engedéllyel rendelkező munkavállalók a távolból elérjék ugyanazokat a szolgáltatásokat, mint amilyeneket bentről, a székházból is használhatnak. Nem irodaterületet akartunk spórolni, hanem időfüggetlen, rugalmas munkavégzési körülményt biztosítani” – nyilatkozta a Computerworldnek Fürst Péter, a finn kötődésű médiakonszern magyarországi leányvállalatának informatikai vezetője. „Ez soft jellegű bevezetés volt, amely addicionális lehetőséget biztosít a dolgozók számára, nem pedig kötelezettség, ezért senkitől sem érkezett panasz.” A bevezetésre való felkészülés mintegy 3 hónapot vett igénybe. A megoldás először az informatikusok számára volt elérhető, és utána terjesztették ki a legaktívabbak, kezdetben főleg a kontrollerek számára, akik a legjobban ki tudják aknázni a homeworking lehetőségeit.

„A kontrollerek a hónap végén küldik el jelentéseiket az anyavállalathoz. Az ezek elkészítéséhez szükséges számításokat otthonról is el tudják végezni. Nagy segítség volt számukra ennek a szolgáltatásnak a bevezetése, mert korábban előfordult, hogy a munka a körmükre égett, de így akár este vagy hétvégén is dolgozni tudnak anélkül, hogy be kellene jönniük.” Mint Fürst Pétertől megtudtuk, szervezeti jellegű nehézség a bevezetéskor nem merült fel, apróbb technikai dolog nehezítette munkájukat, nevezetesen, hogy az első VPN-es tűzfalukra való bejelentkezésnél problémákat okozhatott, ha nem a legfrissebb JAVA verzió futott a klienseken. „Más probléma nem merült fel, senki nem is tanúsított ellenállást, már csak azért sem, mert akinek nem tetszett a lehetőség, az továbbra is dolgozhat bentről” – mondta. Az említett technikai probléma pedig mostanra már a múlté, mivel a kezdeti ciscós VPN-t a Sanoma egy korszerűbb, egyébként open source szervertechnológiával váltotta fel.

Fürst beavatott bennünket abba is, hogy a távmunka bevezetését megelőzően elsősorban a biztonsági kérdéseket kellett nagyon alaposan átgondolni. Elvben probléma lehetne, ha valakinek megvan a jogosultsága valamilyen információ elérésére, és az adatokat a munkaszerződését és az IT-biztonsági szabályzatokat be nem tartva továbbítja harmadik félnek, a vezető szerint azonban ők a kockázat mértékével arányos módon, mégis hatékonyan tudnak védekezni az adatszivárgás ellen, mert az adatok nem kerülnek a kliensgépekre. Terminálszerverre kell bejelentkezni, a programok a benti gépeken futnak, azokat csak táveléréssel vezérli az egérrel és a billentyűzettel a felhasználó, aki valójában csak egy képernyőképet kap. A dolgozók futtathatják akár a Scalát vagy bármelyik nagy applikációt is. Természetesen, ha a képernyőről szándékos mentést (fényképet) készítenek, akkor nehezen feldolgozható módon, de az információk eltárolhatók a kliensgépre, ám közvetlen adatkapcsolat nincs.

Emellett az adatszivárgásokat már a jogosultságok megadásakor is igyekeznek megelőzni. Az informatikai biztonsági szabályzatban megjelölnek adatgazdákat, akik döntenek, hogy az adott rendszert, illetve adatot ki érheti el, így csak a legszükségesebb kör lát bele ezekbe. További jogosultság kell ahhoz, hogy valaki megkapja a homeworking-engedélyt. „Ha az adatgazda ezt megadja, akkor az IT-részleg szempontjából már megfellebbezhetetlen a dolog, de természetesen utána is ellenőrizzük, hogy nem kerül-e ki valami illetéktelen kézbe. Az adatgazda elsődleges felelőssége, hogy a bizalmi posztokon lévőktől ne szivároghasson ki semmi. A Sanoma dolgozói megkapják a munkájukhoz szükséges bizalmat” – fűzte hozzá a vezető.

És hogy mennyire kell szabályozni a távoli eléréseket? A Sanoma szabályzata végtelenül leegyszerűsített. Mivel nincs adatkapcsolati hozzáférésük a kliensgépeknek, csak a már említett terminálszerveres megoldás, ezért azokat a szabályokat kell betartani a távolban is, amelyek eredetileg is ott vannak a munkaszabályzatban és a munkaszerződésekben. Ha visszaélésre derülne fény, akkor ezekre lehet hivatkozni. A terminálszerveres működés további nagy előnye, hogy akkor sem kerül sor adatvesztésre, ha el is veszne valamelyik eszköz. Ennek köszönhető az is, hogy a dolgozó otthoni számítógépe akár lehet vírusos is – ez az IT-részlegnek különösebb fejfájást nem okozhat, a fertőzés a terminálszerveren keresztül képtelen bekerülni a belső hálózatba. A Sanománál a dolgozók elégedettek a távmunkával, az IT-vezető még nem hallott panaszokat. Technikai problémák persze felmerülhetnek, de azokat az ügyeletes munkatársak segítségével akár telefonon, akár táveléréssel igyekeznek orvosolni.

Természetesen van egy kör, amelynek a távmunka nem lehet alternatíva. Ők elsősorban azok, akiknek a személyes jelenléte mégiscsak elengedhetetlen, például a nyomtatott magazinok dizájnerei, akik Adobe InDesignnal, nagyméretű grafikákkal dolgoznak, és ezt terminálszerveren nem lehetne jól használni. „Ők azonban kisebbségben vannak. A pénzügyesekkel, kontrollerekkel és persze az újságírókkal együtt szinte bárki választhatja a homeworkinget” – húzta alá Fürst Péter. Jelenleg a dolgozók 50 százaléka, valamint ezenfelül a külsős munkatársak körülbelül ugyancsak fele dolgozik így. Ez összesen mintegy 300 embert jelent.

Otthoni postások

Nemrégiben pilot jelleggel megkezdték a távmunka bevezetését a Magyar Postánál is. Klotz Tamás CIO szerint természetesen a leveleket felvevő vagy kézbesítő kolléga számára a távmunka nem lehet alternatíva, azonban sok irodai munkásuk is van, illetve több olyan fejlesztő az informatikai részlegen, ahol a távmunkára való áttérés megoldható. Azt várják ettől, hogy nő a munka hatékonysága, „ami a mi esetünkben abban nyilvánul meg, hogy a kollégák megspórolják az utazásokat, másrészt munkatársaink nyugodtabb munkakörülmények között tudnak dolgozni, ez pedig azt jelenti, hogy javul a munkájuk minősége. Az igazi költséghatékonyság ott kezdődne, ahol meg lehetne szüntetni irodai benti tereket, csökkenteni a bérleti díjakat, az épületüzemeltetési költségeket. Eddig még nem jutottunk el, ehhez jóval hosszabb idő kell” – mondta Klotz Tamás. Arra a kérdésünkre, hogy voltak-e nehézségeik az átálláskor, azt mondta: alapvetően a szokások megváltoztatása a legnehezebb. „Volt olyan munkatársam, akinek felajánlottuk a távmunkát, és azt mondta, nem fogadja el, mert úgy érzi, hogy akkor kiszakad a közösségből.”

Mivel a vezetők semmiképp sem akartak erőszakot alkalmazni, csak bemutatták azokat az eszközöket, amelyekkel az informális kapcsolatok ugyanolyan jól tarthatók; például ilyen az azonnali üzenetküldők és a videokonferencia használata. A kezdetben idegenkedő munkatársak nézőpontja hamar megváltozott. „Nem kevés olyan kollégánk van, aki sokat utazik, és azt azért elég hamar felismerték, hogy távmunkásként a bejárás költségét meg tudják takarítani. A rögzült régi szokások kezdtek megváltozni, hirtelen népszerűvé vált a kezdeményezés” – mondta. Sőt megvan a másik véglet is.  „Azt a fajta kettősséget is el kellett fogadtatnunk, hogy bizonyos dolgozók más munkakörökben ha akarják se távmunkázhatnak, mert nekik ott kell lenniük személyesen, feladataik jellegéből adódóan.” Olyan személy is akadt, aki átkérte magát más munkakörbe csak azért, hogy távmunkázhasson.

Klotz Tamás véleménye szerint, ha a távmunkások szem előtt tartják, hogy azért, mert otthon vannak, ugyanúgy el kell végezniük a munkát, illetve elérhetőnek kell lenniük a benti dolgozók számára, a távmunka jól működhet. Ehhez a CIO szerint fontos, hogy a munkáltató oldaláról kialakítsák a munkavégzés felügyeletét. A Postánál ezt úgy oldják meg, hogy heti ritmusban adják ki a feladatokat, és egy digitális sablon segítségével vezetik az elvégzett és függő feladatokat. Ezenkívül a dolgozók legalább hetente egyszer bejárnak, és szóban is beszámolnak.

Ugyanakkor azt nem szabályozták, hogy kinek mikor kell a gép előtt ülnie, de „ez hozzátartozik a munkafegyelemhez”. Adódik a kérdés: játszhat-e vagy Facebookozhat-e a dolgozó a cégtől kapott notebookon munka után? „Nem adunk adminisztrációs jogot a gépekre, tehát bizonyos programokat, játékokat fel se tudnak telepíteni. Amiket nem kell installálni, azokat persze

tudják használni, tehát például megnyithatják a Facebookot.” A Postánál vannak olyan dolgozók is, akik egyik nap bent, másik nap otthonról dolgoznak. Ez különösen az elején afféle beszoktatási módszerként is működik. „Úgy kezdtük el a dolgot, hogy eleinte egy-két napot dolgozott az érintett dolgozó az irodában, és utána otthonról, aztán ez néhány hónappal később bővült” – avatott be bennünket az igazgató.

A cégnél nem érnek el minden szolgáltatást a távoli dolgozók, de közel azonos a szolgáltatási paletta. Be tudnak lépni a levelezésbe, a naptárba, szerkeszthetik a SharePoint-os belső webes megosztásokat, látják a fájlszervereket, és még a nyomtatót is. Kétszintű védelmet használnak – az egyik sima felhasználónévvel és jelszóval működik, a másik egy tokenes megoldás, ahol egy fizikai eszközre is szükség van, de ez nem mindenkinél van így. Az adatszivárgás ellen többféle módon is védekeznek. A rendszeren jelenleg csak a Posta eszközeivel lehetséges a teljes körű használat. Bizonyos vezetőknek pedig, akiknek már van tabletjük vagy más mobileszközük, az e-mail elérése adott, de mást nem tudnak elérni. Szabályozott, hogy ki mihez fér hozzá, és a Microsoft-féle Right Managements segítségével le tudják tiltani a dokumentumok tartalmának lemásolását, kinyomtatását, továbbküldését. Az egyetlen, amit a Sanomához hasonlóan ők sem tudnak igazán megakadályozni, hogy ha valaki arra vetemedne, hogy minden egyes képernyőképet lefényképez. Felmerülhet még az is, hogy a dolgozó kimásolja az e-mail belsejét a copy&paste funkció segítségével egy webes e-mailbe, és továbbküldi valahová, de ez valamennyire kontrollálható, naplózható, illetve szerveroldali és kliensoldali megoldásokkal megakadályozható, illetve megnehezíthető.

Feladatok „ismeretlen” munkavállalónak

Ahogy a cikkünkben is megszólaló Forgács Tamás felhívta rá a figyelmet, alig van Magyarországon olyan távmunka, amivel úgy kínálják meg a munkavállalót, hogy ő és a megbízó előzőleg nem találkozik. Néhány korrekt kivétel persze akad. A legismertebb ilyen az otthonrol.hu internetes távmunkarendszer, ahol több mint 16 ezer regisztrált munkavállaló van, az ország minden részéből és határainkon túlról is. Az oldalon többek között hang- és videoanyagok szövegének legépelését vállalják, de ma már képeken lévő szövegeket, címlisták ellenőrzését, telefonos adategyeztetést, értékesítési, fordítási sőt kézbesítési feladatokat is tudnak végezni, mindezt az interneten keresztül.

„Valamennyi munkatársunk rendelkezik számítógéppel és internettel; ők először vizsgafeladatot kapnak az érdeklődésüknek, képességeiknek megfelelő anyagokból. Ezt követően kaphatnak munkát rendszerünkben. Minden munkatípus esetén közös jellemző, hogy a beérkező feladatokat sok, párhuzamosan elvégezhető részre bontjuk, így egyidejűleg akár több ezer munkatársunk is dolgozhat egy-egy feladaton” – mondta el a Computerworldnek a rendszert működtető Skawa Informatikai Kft. ügyvezetője, Benedek Balázs, aki készséggel válaszolt arra is, hogy mit gondolnak a hazai távmunkás környezetről, az mennyiben támogatja őket. „Munkaadói/szervezői szempontból a legnagyobb gond számunkra a rengeteg adminisztráció és az igen magas adók. Minden munkatárssal megbízási szerződést kötünk, papíron. A kifizetéseket egyenként, könyvelővel bérszámfejtjük, mindenkinek egyenként figyelembe véve a keresetét, biztosítottsági jogviszonyát stb.”
Forrás: Computerworld, Szalay Daniel, 2011. augusztus 01.