A biztonságos távmunkavégzés pszichológiai feltételei

Élvezhető home office 5 lépésben

A koronavírus okozta hirtelen változások felértékelték a távmunkavégzés szerepét és jelentőségét. Számos cikk, és szakértői hozzászólás jelent meg az otthoni munkavégzés műszaki, technikai és informatikai hátteréről. Azonban  a távmunka hosszútávú hatékonyságához és megtartásához ugyanannyira szükséges ismernünk, és kontroll alatt tartanunk, a home office munka- szervezet- és egészségpszichológiai oldalát is, amelyről kevesebb szó esett eddig. Ezek betartása nélkül a távmunkavégzés könnyen kiégéshez, és a hatékonyság csökkenéséhez vezethet.

Távmunka? Ja akkor nem is dolgozol.

Sokan a mai napig nem tartják igazi, “rendes munkának” a távmunkát. Sokszor hallott történet, hogy aki távmunkában dolgozik, az nem is dolgozik valójában. Miért gondolják a mai napig is sokan így? Elsősorban  4 dolog miatt: tájékozatlanság, rossz tapasztalatok,  félelem a kontroll elvesztésétől, és az önfegyelem hiánya.

Tájékozatlanság 

Nagyon kevesen veszik, és vették eddig a fáradtságot, hogy “home office” előtt utána olvassanak az alapvető szabályoknak, és munkaszervezési folyamatoknak. A legtöbb ember számára a home office egyenlő a hazaviszem  laptopot és otthonról dolgozom vele szokással. Hogy hol, mikor, és hogyan az menet közben ad hoc módon alakul ki. 

Rossz tapasztalatok 

Egy rossz tapasztalat hosszú időre elveszi az ember kedvét a távmunkától. A tervezetlen és rosszul kivitelezett távmunka gyors kiégéshez, alacsony hatékonyságú munkavégzéshez, a munkahelyi kapcsolatok romlásához és konfliktusok erősödéséhez vezet. Legrosszabb esetben a bizalom elvesztéséhez is hozzájárulhat.

Félelem a kontroll elvesztésétől

Elsősorban vezetői probléma, de sokszor az is fél tőle, aki home office-ban dolgozik. Vezetői oldalról nehezen kezelhetőnek tűnhet, ha valakit nem látunk, miközben dolgozik. A fizikai kontaktus hiánya sokszor társul ilyenkor a tehetetlenség érzésével. Mi lesz ha nem dolgozik? Hogyan szankcionálom?   Vagy éppen hogyan motiválok?

Munkavállalói oldalról is ijesztő lehet, hiszen egy kicsit a saját főnökünkké kell válnunk.

Az önfegyelem hiánya

Valljuk be (egyszerűbb lesz), hogy legtöbbünk számára a munka keretet és rendszert ad az életünknek. Egy kicsit olyan ez, mint amilyen az iskolában volt a dolgozatokkal. Ugyan senki sem szerette, bármilyen számonkérésről is volt szó, de mégis emiatt ültünk le és tanultuk meg. Számonkérés nélkül valószínűleg emlékünk sem lenne, mi az a kovalens kötés, ki volt Vergilius, vagy hol van a Gibraltári szoros.  A távmunkában is szükség van keretekre, és “számonkérésre”. Ehhez azonban önfegyelem szükséges, ami itt semmi mást nem jelent pszichológiai értelemben, mint betartani az önmagunkat tett ígéreteket a munkára vonatkozóan. A fegyelmezetlenül végzett munkát a munkahelyen szankcionálják, de otthon nem feltétlenül, vagyis elnyújtva, később.  Ez bizonytalanságra és félelemre ad okot, a vezetőknek, és saját magunknak is. Képes leszek önmagamat kordában tartani? Figyelni magamra?

Mi a megoldás?

Néhány alapvető pszichológiai folyamat figyelembevételével, és megfelelő viselkedéssel könnyen elejét vehetjük a távmunkával járó problémáknak. Céges távmunka folyamatokhoz érdemes továbbá minősített munkahellyé válni.

1. Legyünk jó főnökei önmagunknak

Az első és legfontosabb lépés, hogy legyünk jó főnökei önmagunknak. Könnyű arra gondolni, hogy de jó, a magam ura leszek. De ha ez az “Úr” minden felett szemet huny, és mindent  elnéz, akkor előbb-utóbb elveszítjük a motivációnkat, és nem fogunk tudni rendesen dolgozni. Ahhoz, hogy jó főnökei legyünk magunknak, a következőket tartsuk be:

• Tisztázzuk az elvárásainkat a home office-val szemben.
• Írjuk le, és osszuk meg a főnökünkkel, munkatársunkkal, társunkkal, partnerünkkel.
• Tegyünk magunknak olyan ígéreteket, amelyeket be akarunk és be is tudunk tartani.
• Tartsuk be őket.
• Rendszeresen havi szinten vizsgáljuk felül, mit vállaltunk, és mit teljesítettünk belőle.
• És gondoljunk a teljesítményértékelésre úgy, mint egy lehetőségre az önfejlesztésre, és önfegyelem növelésére.

2. Működjünk együtt a családunkkal

Ez elsőre egy kicsit furcsának hangozhat, de valójában nem az. A munkahelyen és otthon töltött időben a legtöbb ember teljesen más szokások, időrend, figyelmi állapot, és stressz szint mentén működik. Az otthoni távmunka esetében ez ilyenkor összemosódik. Ezért nagyon fontos, hogy 

Minden lépést egyeztessünk a családtagjainkkal

Ne csak a saját munkánk megszervezését vegyük figyelembe, hanem a többi családtag napirendjét, szokásait és igényeit is

Távmunka esetében is igaz, hogy az számít megoldásnak, amihez rendelkezésre állnak az erőforrásaink. Lehet, hogy jó lenne még egy monitor, vagy még 2 szoba, de ha nincs, akkor az nem megoldás. Viszont működhet, hogy egy szobát idősávok alapján osztanak fel, az eszközöket meg felhasználás alapján kezdik el használni ( otthoni gép, családi gép, stb.).

A legfontosabb, hogy egyeztessünk, még akkor is ha félünk tőle, hogy konfliktust eredményez. Egy konstruktív konfliktus  sokkal több problémát előz meg, még ha kényelmetlen is ( akkor is enyém lesz a forgószék, meg a jobb monitor stb.) mint egy elfojtott dühből és többhetes frusztráltságból feltörő üvöltözés és elkeseredett harc. 

3. Tartsuk be az 5 lépést

Íme egy 5 lépéses gyorstalpaló, amivel biztosíthatjuk, hogy megfelelő műszaki, és technikai felszereltség mellett örömmel, és hosszútávon tudjunk hatékonyak maradni home office-ban.

Hatékony pszichológiai felkészülés a távmunkára 5 lépésben

1. 1. A munkavégzés helye – otthoni office
      • Fix helyszín
      • Fizikai körülmények
   2. A munkavégzés ideje – rendszeresség kialakítása és megtartása
      • Munka és magánélet egyensúlyának megtartása
      • pihenőidők betartása

              3. A kommunikáció kontrollálása

1. 1. • Bejövő információk
      • Kimenő információk

              4. Külső audit

               5.Havi teljesítményértékelés

 1. A munkavégzés helye

 Jelöljünk ki egy fix helyet a lakásban, ahol kizárólag dolgozni fogunk, és   ne változtassuk meg. Törekedjünk rá, hogy csak abban a helyiségben, vagy a lakás abban a részében dolgozzunk. Ez segít az agyunknak és idegrendszerünknek is azonosítani, hogy amikor ott vagyunk, akkor dolgozunk, és amikor a lakás többi részében vagyunk, akkor pihenünk. Ha rendszertelenül dolgozunk a lakásban össze- vissza, nagyon hamar el fogunk fáradni, mivel az agyunk, úgy fogja érezni, hogy a lakás egész területe a munkahelyünkké vált, és képtelen lesz pihenő üzemmódba váltani, és kikapcsolni. Az állandó rendelkezésre állás pedig stresszt, kimerülést, depressziót, és a munkamotiváció elvesztését okozhatja. Tehát legyen fix helye a munkavégzésnek.

2. A munkavégzés ideje

Felejtsük el a “majd este megcsinálom, meg úgyis van még időm…” kezdetű mondatokat, mert kizárólag önbecsapáshoz vezet. Fixáljuk a saját munkaidőnket. Nagyvállalati környezetben kicsit egyszerűbb a dolog, mivel ott alapból is megszabják ezt, de sokszor még ott is sok minden múlik a saját munkaszervezési folyamatainkon. Vállalkozóként még fontosabb, hogy legyen fix a munkaidőnk. A munkaidő pedig egyaránt szóljon önmagunknak és az ügyfeleinknek, munkaadónknak is. Ha mi nem tartjuk be a 10-18- ig munkaidőt, és rendszeresen felvesszük a telefont fél 9-kor is, hogyan várjuk el ezt másoktól. Ha viszont megígértük, hogy 9-kor elérhetőek leszünk legyünk is azok. A fix munkaidő kialakítása nélkül könnyen ( és gyorsan) összefolynak a napok, hetek, és összekeveredik a munkaidő a pihenéssel töltött idővel, ami gyors és alapos kiégéshez vezet.  Mi kell  tehát a hatékony otthoni munkaidő működtetéséhez? 

• rendszeresség kialakítása és megtartása – igazítsuk a napirendünket a munkához. Pl. reggeli ébredés után 1 órán belül elkezdünk dolgozni, vagy fix időpontos rendszerben pl.  Reggel 9-kor kezdünk, és 6-ig dolgozunk. Lehet teljesen egyedi is a munkarend pl. műszakolás vagy egyéb atipikus munkarend esetén, de a lényeg mindenhol ugyanaz. Amit kialakítottunk, ahhoz tartsuk magunkat következetesen.

• munka és magánélet egyensúlyának megtartása – a rendszeresség segít megtartani a munka és magánélet egyensúlyát, mert ki tudjuk jelölni, hogy mikor dolgozunk, és mikor pihenünk. Ha nem tartunk pihenőt vagy  túl sokat tartunk (hiszen úgyis otthon vagyunk, még ezt a sorozatot megnézem stb.), akaratlanul is felborítjuk ezt az egyensúlyt.

• pihenőidők betartása – otthon hajlamosabb akkor is dolgozni, amikor pihenni kellene. “Csak még ezt megcsinálom gyorsan.. Vagy jaj eszembe jutott valami…”. STOP. Ne tedd. Az idegrendszered, az agy figyelmi központja akkor tud valóban regenerálódni, ha “üzemen kívűl van”, azaz tényleg nem használod. Enélkül csak azt fogod elérni, hogy a pihenőidőben is fáradni fogsz.

3. A kommunikáció kontrollálása

A 21. Században az első számú stressz már a kezeletlen mennyiségű információ (gondolj csak  akár a korona vírusra). Ezért tartsd kontroll alatt, hogy honnan jöhet be az információ hozzád, és hogyan mehet ki információ tőled. 

1. • Bejövő információk – ha túl sok helyről érkezik az információ, egy idő után az agyad már nem az információra fog figyelni, hanem arra, hogy hogyan torzítsa őket, hogy megvédje magát a túlterheléstől. Jelöld ki a megfelelő technikai eszközökkel együtt, hogy hogyan kommunikálsz másokkal ( sms, messenger, email, chat stb.) , és ragaszkodj ahhoz, ne engedd meg másoknak, hogy újabb és újabb eszközökön és csatornákon kommunikáljanak veled.
   • Kimenő információk – ugyanígy járj el amikor te  akarsz kommunikálni másokkal. Legyen meg az a pár csatorna, és mindig azokat használd. Hozzá rendelheted bizonyos folyamatokhoz bizonyos csatornákat, pl. messenger barátok, viber család, skype munka stb.

4. Külső audit

Tarts rendszeres ellenőrzést, hogy minden jól csinálj. Érdemes erre megkérni  valakit, aki segít az ellenőrzésben. Sőt időről időre érdemes egy kicsit változtatnod is a folyamatokon, hogy csökkentsd a monotonitást. Érdemes időnként másokat is megkérdezni, hogy ők hogyan csinálják, mert sokszor egészen egyszerű, és nagyon hatékony dolgok nem jutnak eszünkbe magunkkal kapcsolatban.

5. Havi teljesítményértékelés

Amit nem mérsz, abban nem is tudsz fejlődni. Havi szinten készíts értékelést, hogy mit vállaltál, és abból mit teljesítettél. Írd le, hogy mi volt az oka a sikernek, és mi a kudarcnak vagy hibának. Ha egyedül vagy kis cégben dolgozol ezt végezheted csak te, vagy kezdeményezheted a cégnél, hogy vezessétek be. Ha nagyvállalatnál vagy ,akkor ott általában automatikusan van ilyen, de emellett érdemes saját magadnak is elvégezni, hogy mérni tud a saját hatékonyságodat.

Ha figyelsz ezekre az alapvető dolgokra, és mellette technikailag megvannak az alapok, akkor örömmel és hosszútávon leszel képes távmunkában, vagy köznapi néven Home office-ban dolgozni, anélkül, hogy  a stressz, kiégés, vagy depresszióval kellene foglalkoznod. Szerintem jó terv. Megéri betartani. Szerinted?

A témához kapcsolódó videosorozat ITT megtekinthető.

Földi Miklós – munkapszichológus, tréner, Magyar Távmunka szövetség