Hibrid munkahelyek tervezése: a szervezet és az egyének érdekei III.

Háromrészes Blogbejegyzés-sorozat a Hybrid Workplace: The Insights You Need from Harward Business Review könyve alapján

Szerző: Ehlers Diána, a Magyar Távmunka Szövetség tagja

A hagyományos, helyben végzett munka alapvető előnyei – zökkenőmentesebb koordináció, informális hálózatépítés, erősebb kulturális szocializáció, nagyobb kreativitás, személyes együttműködés – mellett a hibriditás a távmunka előnyeit is kínálja a szervezetek számára: nagyobb rugalmasság, kisebb szénlábnyom, munkaerő-költség-optimalizálás és a munkavállalói elégedettség növelése. 

Mark Mortensen és Martine Haas szerint, „a hatalom és a hibriditás azonban elválaszthatatlanok egymástól; ennek eredményeképpen a csapattagok között hatalmi egyenlőtlenségek alakulnak ki, amelyek negatívan befolyásolhatják a (munka)kapcsolatokat, akadályozhatják a produktív együttműködést, és végső soron csökkenthetik a teljesítményt. Annak érdekében, hogy hatékony vezetést gyakorolhassanak egy hibrid környezetben, a menedzsereknek fel kell ismerniük és aktívan ellenőrizniük kell a hatalom két egyedi formáját – a hibrid pozicionálást és a hibriditási kompetenciát –, amelyek akadályozhatják vagy lehetővé teszik a hibrid munkát.”

Először is, a hibrid pozícionálás azt jelenti, hogy az alkalmazottak változó hozzáféréssel rendelkeznek az erőforrásokhoz és eltérő szintű a láthatóságuk, mindkettő fontos hatalom- és befolyásforrás, attól függően, hogy hol helyezkednek el a szervezeti hierarchiában.

Az irodai és nem irodai alkalmazottak eltérő erőforrás-hozzáféréssel rendelkeznek. Az irodai alkalmazottak könnyen hozzáférhetnek a technológiához és az infrastruktúrához, emellett az irodában érzelmi és feladatalapú segítséget is könnyebben kaphatnak a társaiktól.

A gyakran távolról dolgozó alkalmazottak, amellett, hogy a munkavégzéshez szükséges infrastruktúrájuk sem irodai szintű, úgy érezhetik, kimaradnak a kötetlen beszélgetésekből, munkahelyi légkörből. A távmunka elszigetelheti az alkalmazottakat, és szociális támogatás nyújtó kapcsolatok nélkül hagyhatja őket.

Mortensen és Haas a tanulmányukban hangsúlyozzák, hogy a láthatóság kritikus a hibrid munkavállalás esetében.

A vezetővel egy helyen végzett munka ugyanis növeli annak valószínűségét, hogy az alkalmazottak erőfeszítéseit és cselekedeteit elismerik és figyelmükbe veszik. Amikor valaki távolról dolgozik, senki sem látja a tényleges munkavégzést.

Nem mindenki tudja a hibrid munkakörnyezetet kezelni, mivel ez megkívánja a munkavállalóktól, hogy kétkezesek legyenek, azaz képesek legyenek egyensúlyozni és navigálni a két környezet között.

A hibrid környezetben való hatékony navigáció képessége
önmagában is készség,
és ezért erőforrás is.

A hibrid munkahelyen azokat az alkalmazottakat jutalmazzák, akik alkalmazkodóan és rugalmasan gondolkodnak és viselkednek, komplex és dinamikus környezetben szervezkednek és koordinálnak, valamint megalapozzák és bizonyítják megbízhatóságukat rosszul látható helyzetekben.

Azoknak az alkalmazottaknak azonban, akik kevésbé jók a személyes vagy távoli kapcsolatok kialakításában, nehézséget okozhat, hogy olyan partnerekkel dolgozzanak együtt, akiknek ez könnyebben megy. Azok, akik nehezen tudják koordinálni a munkát egy ilyen környezetben, folyamatosan lemaradhatnak kollégáik és menedzsereik mögött.

Az alkalmazottaknak láthatónak kell lenniük feletteseik számára, és hozzá kell tudniuk férni a munkához szükséges erőforrásokhoz, a vezetőknek pedig folyamatosan tájékozódniuk kell az alkalmazottak tevékenységéről, mit, mikor és hogyan csinálnak.

Mortensen és Haas az alábbi négy módszert javasolják a menedzsereknek, hogy eredményesen kezeljék a hibrid munkakörnyezetet:

1. Kommunikáció és nyomon követés 

A menedzsernek tisztában kell lennie azzal, hogy ki, hol és mikor dolgozik. A „hibridkonfiguráció” térképe segít abban, hogy problémákról, nehézségekről és fejlesztésekről beszéljenek. Fontos, hogy a munkavállalók erőforrásokhoz való hozzáférése és láthatósága a menedzserhez viszonyított helyzetüktől függ. 
Ahhoz, hogy az együttműködés hatékony lehet mind a menedzsereknek, mind a munkavállalóknak folyamatosan mérniük, dokumentálniuk és vizualizálniuk kell a hibriditást egy munkacsoportban az erődinamika kezeléséhez.

2. Tervezés

Egy hibrid csapatban vagy munkacsoportban alapvetően elkerülhetetlen az erőkiegyensúlyozatlanság, de a menedzserek újraoszthatják a hatalmat az erőforrások és a láthatósági szintek megfelelő módosításával.
A szabályokat és folyamatokat azonban gyakran felül kell vizsgálni, hogy megbizonyosodjanak arról, hogy a hibriditás nem jelent tisztességtelen előnyt, például olyan KPI-okat, amelyek nem egyeznek az erőforrások hozzáférhetőségével, vagy olyan értékelések, amelyek nem veszik figyelembe a láthatósági különbségeket, szinteket.

3. Oktatás, képzés

A megbízható kultúra és a pszichológiai biztonság kulcsfonosságú. A hatékonysághoz az is szükséges továbbá, hogy a menedzserek – és felsővezetők is – felhívják a figyelmet, és megtanítják a munkatársakat, valamint magukat is arra, hogy a hibrid munkahelyek vezetésével kapcsolatos előítéleteket elkerüljék

4. Monitorozás

A monitorozás esetében a menedzsereknek tisztában kell lenniük azzal, hogy a döntő beavatkozási időpontok, így a hibrid munkarendre való átállás, vagy teljesítményértékelés során egyensúlyban van a munkavállalók, vagy munkacsoport erőforrásai, interakciók, láthatóság és a munkafeladatok dokumentációi. Ezekkel a felsővezetés számára is átfogó képet nyújthatnak az esetleges problémákról vagy fejlesztési javaslatokról.  

Ahhoz, hogy a vállalatok kihasználhassák a hibrid munkavégzés számos előnyét, a vezetőknek tisztában kell lenniük az erődinamikával. Nagyon fontos, hogy megértsék a hibriditási pozicionálást és a hibriditási kompetenciát, és lépéseket tegyenek a csapataik verseny- és munkafeltételeinek kiegyenlítése érdekében.

Forrás:

Hybrid Workplace: The insights you need from Harvard Business Review. (2022). In HBR Store. Harvard Business School Publishing Corporation

Mortensen, M. (2023, February 6). Making the hybrid workplace fair. Harvard Business Review. 

Szeretne gyakorlati példákat is hallani, miként lehet egyensúlyt teremteni a hibrid munkakörnyezetben?

A „Mérlegen a hibrid munkavégzés – Trendek és vállalati jó gyakorlatok a távmunka új korszakában” szakmai konferenciánkon részletesen foglalkozunk ezzel a kérdéssel, bemutatva a legjobb gyakorlatokat és stratégiákat a hibrid munkahelyek hatékony menedzselésére.

Érdekelnek a részletek!