Távmunka bevezetése

Távmunka bevezetés folyamata

A távmunka bevezetése jelentős hatással lehet egy adott társaság működésére. A bevezetés és alkalmazás alapjaiban változtatja meg a vállalati kultúrát, ezért különös körültekintéssel kell eljárni azoknak a cégeknek, amelyek ilyen formában szeretnék alkalmazni dolgozóikat vagy azoknak egy részét.

Szakszerű tervezést igényel a bevezetés

A távmunkát minden társaságnál más és más formában alakítják ki, szorosan igazodva az üzleti célokhoz, szabályozási környezethez, munkafolyamatokhoz és egyéb működési sajátosságokhoz. Ezért a bevezetés szakszerű tervezést igényel, amelybe be kell vonni a jövőbeni távmunkások funkcionális vezetőin kívül több terület szakértőjét is, különösképpen az informatika, humán-erőforrás, jogi és adóügyi, valamint oktatási kérdésekért felelős személyeit.

A távmunka bevezetésének lépései:

Felmérés

A munkafolyamatok felmérése alapvető fontosságú a távmunka bevetése során. Az egyes munkafeladatok megismerése és meghatározása után kell eldönteni, hogy melyek azok a munkakörök, amelyeket el lehet látni távmunkában. Elsősorban a nem helyhez kötött, informatikai vagy kommunikációs eszközökön végzett tevékenységek végezhetők el ilyen formában. Emiatt meg kell határozni, hogy az egyes munkafeladatoknak milyen logisztikai, kommunikációs igényei vannak, valamint milyen eszközöket kell felhasználni azok elvégzéséhez.

Az infrastruktúra elemzése magába foglalja a munkavégzéshez használt fizikai, informatikai és kommunikációs eszközöket. A fizikai környezet felmérése ki kell hogy terjedjen a szűk és szélesebb értelemben vett munkakörnyezetre, ide értve az irodabútorokat, a dokumentumok tárolására használt eszközöket, fizikai biztonság eszközeit, valamint a munkavédelmi előírások szempontjából fontos környezetet.

Az informatika szempontjából a bevezetés során a felmérés fázisában át kell tekinteni a rendelkezésre álló hálózati, hardver és szoftver komponenseket, és meg kell vizsgálni, hogy azok mennyiben alkalmasak az új munkaszervezés támogatására.

A kommunikációs szokások megismerése is fontos szempont a távmunka bevezetése során. A munkafolyamatok ellátásához a vállalaton belül információáramlás kiemelt szereppel bírhat, elsősorban a nem dokumentált információk tekintetében.

A munkavállalók gyakran egymástól kérdeznek olyan információkat, amelyek alapvető fontossággal bírnak a munkafeladat ellátásához. Amennyiben ezeket nem ismerjük fel, és nem tesszük lehetővé a távmunkavégzés során, úgy az a minőség és hatékonyság rovására mehet.

Ugyanúgy fontos felmérni az ad-hoc megbeszélések szerepét és sűrűségét. Ezek az előre nem tervezett, de a munkamenethez kiemelten fontos események úgyszintén alapvetően fontosak a hatékony munkavégzéshez. Fel kell mérni ezek helyettesíthetőségét, valamilyen elektronikus megoldással (például videokonferencia), vagy pedig tervezhetővé kell tenni őket.

A HR környezet felmérése során kiemelt szerep jut a vállalati kultúra, juttatási rendszerek, belső kommunikációs szokások, karrierlehetőségek, valamint a vezetői attitüdök megismerésének. A munkavállalók távolra kerülése során a legtöbbször át kell alakítani a meglevő környezetet is, hogy az lehetővé tegye a távmunkásokkal történő egyenlő bánásmódot.

Az oktatási gyakorlat megismerése fontos ahhoz, hogy felmérjük a munkafolyamatokhoz kapcsolódó új ismeretek átadásának szokásait, gyakorlatát. A hagyományos tantermi oktatások keretében végzett tréningek tanterveit meg kell vizsgálni, mennyiben alkalmasak azok elektronikus formában történő átadásra. A jogi környezet felmérése során különöse a munkavállalói szerződések, munkakörök, munkavédelmi előírások, munkavégzéssel kapcsolatos szabályozások és eljárások játszanak kiemelt szerepet.

Tervezés

A felmérés alapján a tervezés során meg kell határozni azt a távmunka modellt, amelyet a vállalat alkalmazni kíván. El kell dönteni, hogy az üzleti célokhoz leginkább az otthoni, mobil vagy távmunkaházban végzett távmunka a legalkalmasabb. Ezután a munkafolyamatok helyhez kötött erőforrásainak, valamint a kommunikációs szokások figyelembe vételével meg kell határozni, hogy alkalmi, rendszeres vagy állandó távmunka kialakítása lehetséges.

A tervezés során a szabályozási környezetet ki kell bővíteni a távmunkához kapcsolódó speciális szabályozásokkal. El kell készíteni a távmunkavégzésre vonatkozó igénylési és jóváhagyási folyamatot, az otthoni munkakörnyezetre vonatkozó, munkavédelmi előírásoknak megfelelő szabályzást, a távmunkások elérhetőségére és ellenőrzésére vonatkozó iránymutatásokat.

Az infrastruktúra tervezése során biztosítani kell azokat a fizikai eszközöket, amelyek a távmunkavégzést lehetővé teszik. Meg kell tervezni, hogy az egyes szoftver, hardver és hálózati komponensek milyen átalakítást, cserét vagy bővítést igényelnek. A tervezés ki kell, hogy térjen a szükséges változtatások költségkalkulációjára is. Fontos tervezési szempont továbbá a megfelelő távoli menedzselhetőség lehetőségének biztosítása, amely további új eszközöket is igényelhet.
A távoli munkavégzés fokozott kommunikációs és kontroll igényeket támaszthat, emiatt meg kell vizsgálni az azonnali üzenetküldő alkalmazások, dokumentumkezelő és folyamatvezérlő szoftverek bevezetésének lehetőségét is. Fontos tervezési szempont a vállalati hálózat és a kliens számítógépek megfelelő védelme (vírusok, betörések).

A HR környezet kialakításakor biztosítani kell a távmunkások egyenlő bánásmódját, nem szabad hátrányos megkülönböztetésben részesíteni őket a karrierlehetőségek, écges események, juttatások és más területeken sem.

Bevezetés

A tervezés során kialakított működési környezet kialakítása során biztosítani kell, hogy a változtatások zökkenőmentesen történjenek. Ezt javasolt munkaszüneti napokon elvégezni, felkészülve az esetleges problémák kezelésére. Minden esetben javasolt visszaállítási tervet készíteni, amely a sikertelen bevezetés esetén szükséges lépéseket tartalmazza. Ez a lépés gyakorlatilag az infrastrukturális eszközök beszerzését, szabályzatok érvénybe helyezését, oktatási anyagok elkészítését foglalja magában.

A működési környezeten túl fontos szerep jut a kontrollkörnyezet kialakításának is. A távmunka révén a munkavállaló távolabb kerül a vezetőktől, ezáltal a közvetlen ellenőrzés már nem lesz lehetséges. Ezért olyan kontrollokat kell meghatároznia, amelyekkel biztosítható, hogy a munkafolyamatok az üzleti célokkal összhangban, a tervezettnek megfelelően zajlanak.

Emellett egy olyan mérőrendszert kell beállítani, amellyel mérhető mind a távmunkavégzést kiszolgáló infrastruktúra rendelkezésre állása és megfelelőssége, mind a munkavégzők által nyújtott teljesítmény és hatékonyság. Ezek olyan indikátorok, amelyeket az érintett vezetők definiálnak és rendszeres időközönként ellenőrzésre megkapnak.

Forgács Tamás, Magyar Távmunka Szövetség 

Szakmai cikkünk megjelent: mfor.hu